Na sessão administrativa desta segunda, 4 de outubro, os membros da Corte Eleitoral aprovaram a Resolução nº 9.883 que institui o novo Regulamento Administrativo da Secretaria e da Corregedoria Regional Eleitoral do Tribunal Regional Eleitoral do Maranhão.

A referida Resolução estabelece a organização administrativa da Secretaria do Tribunal, dispondo sobre as atribuições comuns e privativas das unidades que a integram, bem como dos ocupantes dos cargos de direção, chefia e assessoramento.

A Secretaria compreende o conjunto das unidades administrativas especificadas, as quais têm por finalidade o planejamento e a execução dos serviços judiciários e administrativos do Tribunal, sob a coordenação do diretor-geral e de acordo com as deliberações da Presidência, da Corregedoria Regional Eleitoral e da Corte Eleitoral.

Durante 6 meses, cumprindo uma das ações prioritárias da gestão do desembargador Joaquim Figueiredo (presidente), a Comissão de Elaboração do Novo Regulamento Interno da Secretária do TRE-MA trabalhou em etapas distintas envolvendo secretários, coordenadores, chefes de seção e demais servidores de forma participativa, efetiva e transparente.

Para o presidente e desembargador Joaquim Figueiredo, a estruturação foi um trabalho compartilhado da Presidência e da Corregedoria, sendo ouvido cada setor que seria objeto da transformação. “Eu entendo que não podemos fazer uma reforma de cima para baixo, sem ouvir ninguém, precisamos ouvir a base”, pontuou o presidente.

Acrescentou que, com a restruturação, conseguiu fazer um remanejamento e equilíbrio administrativo para o Tribunal, exemplificando que havia setores com o número elevado de servidores e outros com déficit. 

A sessão em que foi aprovado o novo Regimento Interno foi transmitida ao vivo pelo canal TRE-MA do Youtube e nela constam as explicações do presidente para a aprovação. (assista aqui)

As unidades da Secretaria foram estruturadas observando-se os seguintes critérios: hierarquização nos níveis de Secretaria, Coordenadoria e Seção; quantificação dos cargos efetivos de acordo com o volume de trabalho e a natureza do serviço; distribuição dos cargos em comissão e funções comissionadas: se de direção e chefia, segundo o número de componentes da estrutura; se de assessoramento e assistência, com base no volume e na natureza do serviço, buscando promover:

I -  equilíbrio e adequação das atribuições;

II -  melhora significativa da qualidade operacional;

III - otimização do uso de recursos;

IV -  ampliação e eficiência dos controles internos;

V -  transparência e padronização de processos.

Novo Regulamento

O Regulamento possui 140 artigos e fundamenta-se na concepção da visão dinâmica e sistêmica dos processos organizacionais que favoreçam a construção de cadeias de comando leves e ágeis, a formação de condutas gerenciais empreendedoras e o desenvolvimento do corpo funcional, observados a missão, os valores e a visão de futuro do Tribunal.

A administração adotará técnicas de gestão que facilitem a entrega dos atributos de valor esperados pela sociedade, de acordo com os seguintes critérios e parâmetros: foco em resultados;  eficiência administrativa;  hierarquização das unidades em, no máximo, três níveis, com vistas a aproximar os âmbitos decisório e operacional, agilizar a tomada de decisão e propiciar a transformação das hierarquias burocráticas em redes de alto desempenho; estruturação das unidades de assessoria sem desdobramento em segmentos formais; equilíbrio de porte, pessoas e demandas entre unidades de mesmo nível hierárquico, considerando as peculiaridades do serviço e similaridade de matéria; definição das seções como unidades operacionais básicas, para a execução das atividades e processos de trabalho nas unidades organizadas em linha, vedado seu desdobramento em segmentos de menor porte;  definição das coordenadorias, secretarias e assessorias como unidades gerenciais para a execução, coordenação e direção dos processos de trabalho e suas atividades.

Etapas do Planejamento 

Após a aprovação do projeto foram aplicados questionários em que os responsáveis por setores, núcleos ou outras unidades gestoras listaram suas atribuições e quantidade de pessoas necessárias para realizar as atribuições atuais do setor.

Foi disponibilizada uma pesquisa através de formulário online para a coleta de sugestões de melhorias para a estrutura orgânica e/ou atribuições das unidades administrativas da Secretaria do TRE-MA. Nessa etapa a identificação dos participantes foi opcional.

Já na etapa das entrevistas foram feitas reuniões por videoconferência com todos os setores. Concluídas as entrevistas, a equipe conseguiu elaborar um quadro real de como estavam trabalhando todos os setores do TRE-MA.

A partir deste quadro à Seção de Planejamento e Desenvolvimento da Coordenadoria de Planejamento, Estratégia e Gestão elaborou uma proposta técnica e apresentou à Comissão, que então passou a analisar as propostas encaminhadas pelos servidores bem como as propostas encaminhadas e defendidas pelos secretários.

Em seguida, a Comissão comparou com a estrutura dos demais Tribunais do mesmo porte, verificando a possibilidade e a obrigatoriedade de se cumprir determinações e recomendações do CNJ, TSE e TCU.  Essa foi a última etapa do processo de restruturação antes da elaboração de minuta e posterior aprovação pela Corte. Tal etapa durou 4 meses para que todos chegassem a uma proposta possível de ser implantada com a concordância de todos os integrantes da Comissão.

Comissão

A Comissão designada pela Portaria 441 foi responsável pela readequação do organograma e elaboração de novo Regulamento Interno da Secretaria do TRE-MA.

Ela foi composta pelo diretor-geral; assessor especial da Presidência; secretário de Tecnologia da Informação e Comunicação; secretário Judiciário; secretária de Administração e Finanças; secretário de Gestão de Pessoas; coordenadora de Planejamento, Estratégia e Gestão; coordenadora de Registros Partidários, Autuação e Distribuição; assessora do Gabinete 1 de Jurista; e chefe da seção de Planejamento e Desenvolvimento.