- Mostra o panorama atual da força de trabalho do Órgão;

- Fornece subsídios ao gestor para tomar decisões e otimizar a força de trabalho;

- Identifica o percentual de esforço empregado pela equipe na realização dos processos da unidade.

- Não faz mudanças drásticas (lotação, redistribuição, remoção, alteração no organograma, rezoneamento, etc);

- Não resolve questões de pessoal (banco de horas, sucessão, etc);

- Não avalia isoladamente o desempenho da equipe.

Aplicar a metodologia de Dimensionamento da Força de Trabalho, com o uso da ferramenta disponibilizada pelo TSE, tornando o DFT uma prática contínua utilizada como subsídio para decisões estratégicas de Gestão de Pessoas.

O Tribunal Superior Eleitoral determinou, por força da Portaria TSE nº 140/2019, a adoção de um modelo quantitativo, qualitativo e automatizado para gestão de dimensionamento da força de trabalho nos Tribunais e Zonas eleitorais.

Para este ano, O TSE retomou o projeto com a realização de novo ciclo de aplicação de metodologia de dimensionamento da força de trabalho na Justiça Eleitoral. A aplicação desse novo ciclo abrangerá cartórios eleitorais em todos os estados, utilizando a metodologia adotada desde 2019.

O projeto de dimensionamento da força de trabalho tem como objetivo desenvolver e implementar uma metodologia de dimensionamento da força de trabalho no TSE e nos TREs. Entre os resultados esperados para este projeto, pode-se citar:

Para a Administração Pública Federal

- Melhorar a utilização dos recursos públicos;

- Possibilitar o pleno funcionamento da máquina pública.

Para os órgãos e entidades

- Subsidiar negociações de recomposição e de movimentação da força de trabalho;

- Alocar o pessoal de forma mais assertiva;

- Fornecer diagnóstico da gestão organizacional;

- Subsidiar a criação de cultura organizacional orientada para entregas e resultados;

- Responder a recomendações dos órgãos de controle, como TCU e CGU.

Para os gestores

- Informações sobre o perfil da unidade;

- Monitoramento e planejamento das entregas;

- Oferta de dados e análises que possibilitam a tomada de decisões embasadas acerca da configuração do quadro de pessoal.

Para os servidores públicos

- Maior transparência no mapeamento de entregas sob sua responsabilidade;

- Identificação dos esforços empregados nas atividades desempenhadas;

- Contribuição para melhorar o contexto organizacional;

- Possibilitar visão mais ampla sobre a unidade e o trabalho executado.

• Etapa quantitativa (formato PDF);
• Manual Dimensionamento da Força de Trabalho (formato PDF);
• Perfil do gestor de unidade (formato PDF).

1 - No ciclo OUT a DEZ/2023, devem ser cadastradas somente as entregas que temos de fato ciência que ocorrerão ou todas devem ser selecionadas, ainda que tenhamos conhecimento que não serão realizadas por estarmos em ano não eleitoral?

Orienta-se que o Gestor da Unidade selecione apenas as entregas aquelas aguardadas para o respectivo período. Isto porque, caso não haja entrega para determinada atividade durante todo o ciclo, dever-se-á excluí-la. Para evitar esse trabalho, recomenda-se a seleção das atividades, inclusive porque pode-se incluir atividades no ciclo, caso haja necessidade.

02 – Observa-se que há um campo em que são inseridos feriados, férias ou licenças, existe integração automática para alimentação pelo sistema de pessoal?

As informações sobre feriados, férias ou licenças serão importadas no Sistema DFT ao final do ciclo através do SGRH.

03 - A inserção dos dados da planilha é fundamental para o êxito dos resultados coletados, existe algum trabalho de conscientização, comportamental ou mesmo de motivação nesse sentido, visto que cada servidor ou servidora possui um perfil?

O DFT é um projeto obrigatório, de iniciativa do TSE, desenvolvido em parceria com a UNB para atender uma demanda do TCU. É uma metodologia adaptada a nossa realidade, com o objetivo de se tornar uma prática continua na Justiça Eleitoral, a fim de subsidiar decisões estratégicas de Gestão de Pessoas. A incorporação dessa ferramenta no nosso dia a dia é uma oportunidade para sairmos do senso comum e avançarmos em ações mais efetivas baseadas em evidências. Portanto, todos os servidores devem preencher o DFT. O material para treinamento e as orientações para início do projeto estão disponíveis na página do DFT na intranet. A utilização da planilha para controle das entregas durante o mês, segundo outros Tribunais que já implementaram o DFT, é extremamente recomendada.

04 - O preenchimento será mensal? Qual período que devem ser inseridos os dados no Sistema?

O preenchimento é mensal. No início do mês o gestor irá alimentar o sistema com o quantitativo de entregas do mês anterior e todos os servidores deverão preencher o esforço no sistema.

05 – Porque estagiários não aparecem no sistema DFT?

A quantidade de entregas produzidas pelo estagiário poderá ser contabilizada para a unidade. Entretanto, o DFT não permite que os esforços do estagiário sejam mensurados diretamente no sistema, por não serem considerados, por lei, como força de trabalho. São definidos como aprendizes. Com base nesse fundamento, não podem ter seus esforços registrados no Dimensionamento da Força de Trabalho - DFT. Por outro lado, o Sistema DFT permite que a mensuração do esforço da atividade produzida pelo estagiário possa ser feita pelo supervisor na tarefa. Por exemplo: o servidor eleitoral e/ou requisitado que supervisionou o estagiário na tarefa, poderia mensurar esse esforço como sendo seu/entrega da Unidade.

06 - Qual será a estratégia a ser adotada para este início? O que esperam desses dados iniciais recebidos?

Este primeiro ciclo tem como objetivo o aprendizado e a incorporação da metodologia nas rotinas. O resultado deste primeiro ciclo não será considerado para decisões administrativas.

07 - O atendimento telefônico a eleitores/partidos/advogados, por exemplo, é considerado como entrega?

O atendimento telefônico não configura uma entrega, porém ele pode ser considerado no esforço de alguma entrega. Por exemplo, na entrega "Multas aplicadas em processos judiciais executadas/cobradas" (código 301026), uma das atividades é a orientação ao devedor para emissão da GRU, caso seja feita via telefone, o esforço será lançado nesta entrega.

08 - E quem tem um servidor em teletrabalho integral? O sistema faz essa diferenciação?

Sim. Todos os servidores devem preencher o DFT. Cada colaborador que participa das atividades da unidade deverá preencher seu questionário de esforço, independentemente da sua modalidade de trabalho: híbrida ou teletrabalho (parcial/integral). Todas as suas entregas deverão ser registradas. É importante que todas as pessoas sejam cadastradas no sistema e possuam o perfil de usuário. Este é o perfil que dá acesso ao questionário de esforço. Para fins de DFT, a carga horária deve ser alterada no perfil de cada servidor para 30 horas semanais ou ser registrada a jornada de trabalho que o colaborador efetivamente faz.

Portanto, o esforço é preenchido pelo usuário. Cabe ao Gestor de Unidade controlar o preenchimento dos dados de esforço das pessoas selecionadas para o dimensionamento. Diante de situações especificas, o Gestor de Unidade pode preencher pelo usuário, a fim de que o dimensionamento fique completo.

09 - Na medição tem a tarefa de preencher o próprio DFT?

Não há dentre as atividades catalogadas pelo TSE uma específica que se relacione ao DFT. Contudo, existirá um esforço de todos os servidores na sua elaboração e escrituração no Sistema DFT, principalmente do Gestor da Unidade. Diante disto, recomendamos que o DFT seja enquadrado como resposta à demanda do TRE (Código 301001), para que seja possível considerá-lo uma entrega mensal e os esforços de toda a equipe sejam mensurados. É importante que a equipe do Cartório Eleitoral seja devidamente cientificada desta recomendação para que faça a devida mensuração do esforço empregado no DFT na atividade acima destacada.

10 - A participação dos servidores em treinamento (EAD, presencial, etc.) é considerada como entrega? Se sim, em que atividade/código pode ser enquadrada?

Quanto à capacitação de servidores (EAD, presencial, dentre outros), informa-se que ela deverá ser contabilizada no esforço da atividade, na qual o servidor está aprimorando seus conhecimentos. Por outro lado, quando a capacitação não versar sobre uma atividade específica catalogada, mas advém de uma demanda da instituição, recomendasse que ela seja analisada como resposta à demanda do TRE (Código 301001), para que não tenhamos que desconsiderar o esforço. Como exemplo, cita-se a capacitação da Segurança da Informação.

Entretanto, se a capacitação não tenha vinculação com nossa atividade fim, ela será absorvida pelo Sistema DFT que possui uma margem de atividades que todos fazem e não geram entregas. Lembro, neste caso, que deve-se quantificar os esforços em termos percentuais sobre as demais entregas, fechando 100%.

11 - Exemplo de atividade que não contabilizamos?

Não são contabilizadas em números da unidade as atividades que não gerem, ao final, uma entrega efetiva. Contudo, o esforço do servidor na atividade é mensurado. Exemplo: Esclarecimento de dúvidas do eleitor que almeja uma transferência de inscrição eleitoral, mas que por ausência de documento de identificação não pode ser efetivada. Neste caso, haverá um esforço do servidor da unidade na atividade que deve ser mensurado, mas a entrega não será quantificada. Outras atividades simples e corriqueiras como um atendimento telefônico onde fornecemos o endereço do Cartório Eleitoral, não são contabilizadas ou mensuradas.

Dúvidas

Envie e-mail para dft@tre-ma.jus.br

Comissão e grupo de trabalho - DFT no TRE-MA

No TRE-MA, o grupo de trabalho foi designado pela PORTARIA Nº 479/2023 TRE-MA/PR/DG/SGP/COPES e a comissão multidisciplinar pela PORTARIA Nº 484/2023 TRE-MA/PR/DG/SGP/COPES.