PROVIMENTO Nº 04, DE 05 DE ABRIL DE 2006

O Des. RAYMUNDO LICIANO DE CARVALHO, Corregedor Regional Eleitoral do Maranhão, no uso de suas atribuições legais e regimentais e,

CONSIDERANDO que o Provimento nº 03/94 instituiu e delimitou os livros cuja escrituração tornou-se obrigatória no âmbito dos Cartórios Eleitorais desta Circunscrição;

CONSIDERANDO a necessidade de atualizar o referido provimento, eis que o mesmo entrou em vigor em período anterior à informatização dos Cartórios Eleitorais;

CONSIDERANDO que os livros permitem a organização e controle dos serviços desenvolvidos no cartório eleitoral,

R  E  S  O  L  V  E  :

Seção I - DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Os livros obrigatórios, inclusive os de folhas soltas, devem possuir termos de abertura e encerramento lavrados pelo Chefe de Cartório Eleitoral e folhas devidamente numeradas e por ele rubricadas.

• 1º Os livros podem ser de folhas presas, caso em que devem ser manuscritos, e/ou de folhas soltas, podendo, neste caso, ser utilizadas cópias reprográficas ou impressas dos documentos a serem transcritos e, ao encerramento, ser encadernados. É vedada a colagem do documento em livro de folhas presas.
• 2º Os livros devem conter os campos obrigatórios e ser vistos em correição.
• 3º Os termos de abertura e encerramento devem ser lavrados na mesma data, de acordo com os modelos em anexo.

Art. 2º A escrituração dos livros e papéis deve ser feita em vernáculo, utilizando-se tinta azul ou preta, sendo vedado o uso de borracha, detergente ou raspagem, por qualquer meio mecânico ou químico.

Art. 3º Na escrituração dos livros e autos devem ser evitados erros, omissões, emendas, rasuras, borrões ou entrelinhas, efetuando-se, quando necessário, as devidas ressalvas antes da subscrição do ato, de forma legível e autenticada.

• 1º As anotações de "sem efeito" devem estar acompanhadas da assinatura de quem as fez.
• 2º Devem ser evitados e inutilizados os espaços em branco.

Art. 4º Os livros e papéis, em andamento ou findos, devem ser bem conservados e, sendo o caso, encadernados e classificados.

Seção II - NOMENCLATURA DOS LIVROS

Art. 5º Os cartórios eleitorais devem manter devidamente escriturados os seguintes livros:

I - Atas;

II - Carga de Autos;

III - Carga de Mandados;

IV - Inscrição em Dívida Ativa;

V - Protocolo de Autos e Documentos Recebidos;

VI - Registro de Saída de Expediente;

VII - Registro de Cartas Precatórias;

VIII - Registro de Feitos Criminais;

IX- Registro de Inquéritos;

X - Registro Geral de Feitos Cíveis e Administrativos;

XI - Registro de Sentenças;

XII - Suspensão Condicional do Processo;

XIII- Termo de Audiências;

XIV - Tombo (controle patrimonial ou inventário);

XV - Inspeções e Correições.

• 1º Os cartórios eleitorais designados para o registro de candidatos, propaganda e prestação de contas nas eleições municipais devem manter devidamente escriturados, além dos livros elencados no item anterior, os seguintes livros:

I - Registro de Candidatos;

II - Registro de Pesquisas Eleitorais;

III - Registro de Comitê Financeiro e Prestação de Contas.

Art. 6º O Livro de Atas conterá cópias das atas de todas as reuniões, visitas e solenidades realizadas (instalação do cartório, sorteio da ordem dos números dos candidatos na cédula, distribuição de outdoors. diplomação dos eleitos etc.).

Art. 7º O Livro de Carga de Autos será utilizado para anotar a retirada de quaisquer autos do cartório pelo Juiz, representante do Ministério Público, advogado ou autoridade policial e conterá:

1. a) data da carga;
2. b) número e ano do processo;
3. c) natureza do feito;
4. d) partes;
5. e) retirado por (se advogado, mencionar o nº da inscrição na OAB, endereço, telefones de contato, e endereço de correio eletrônico, se houver);
6. f) nome legível e assinatura de quem recebeu os autos;
7. g) data da devolução e assinatura do servidor.

• 1º Os autos retirados devem ser restituídos no prazo legal ou naquele fixado pelo Juiz Eleitoral, devendo o cartório proceder à verificação semanal do Livro de Carga de Autos, visando identificar se há cargas com prazos de devolução vencidos.
• 2º Expirado o prazo sem a restituição dos autos, caberá ao cartório providenciar sua cobrança mediante ofício.
• 3º Todas as cargas devem receber as correspondentes baixas, assim que restituídos os autos, na presença do interessado, sempre que possível ou por este exigido.
• 4º A restituição deverá ser certificada nos autos, com a menção da data de recebimento.
• 5º Deverá o servidor, ao receber os autos em cartório, efetuar o controle de folhas mediante conferência.

Art. 8º O Livro de Carga de Mandados será utilizado para lançamento dos mandados entregues aos oficiais de justiça em exercício e conterá:

1. a) número e ano do processo;
2. b) natureza do feito;
3. c) quantidade de folhas;
4. d) nome do oficial de justiça;
5. e) data da entrega do mandado;
6. f) ato a ser praticado;
7. g) data da devolução e assinatura do servidor.

• 1º Serão também registradas no Livro de Carga de Mandados as petições que, por despacho judicial, sirvam como tal.
• 2º Todas as cargas devem receber as correspondentes baixas, assim que restituídos os mandados, na presença do oficial de justiça sempre que possível ou por este exigido. A restituição deverá ser certificada nos autos, com menção da data de recebimento.

Art. 9º O Livro de Inscrição em Dívida Ativa destina-se à inscrição, para efeito de cobrança mediante execução fiscal, das multas arbitradas e não pagas pelos eleitores, mesários, candidatos (em caso de eleições municipais), etc., de acordo com o art. 367, inc. III, do Código Eleitoral, e observado o disposto na Resolução nº 21975/2004 e Portaria n° 288/2005 do e. Tribunal Superior Eleitoral.

• 1º O termo de inscrição em dívida ativa conterá as seguintes informações:

1. a) número de ordem, seqüencial e cronológica, em série anual renovável;
2. b) data da inscrição da dívida;
3. c) nome, qualificação, incluído o CPF ou CNPJ, e endereço do devedor, inclusive dos solidários, se houver;
4. d) número da inscrição eleitoral do devedor;
5. e) dispositivo legal infringido;
6. f) exercício;
7. g) valor da dívida, em algarismos e por extenso, expressos em reais (R$), vedado o arredondamento de valores;
8. h) número e natureza do processo administrativo que deu origem à multa;
9. i) data da publicação ou notificação da decisão;
10. j) data do trânsito em julgado da decisão;
11. k) termo final do prazo para recolhimento da multa;
12. I) data da remessa da Certidão de Dívida Ativa ao Tribunal Regional;
13. m) data da comunicação da liquidação da dívida e respectivo expediente;
14. n) assinatura do Juiz Eleitoral;
15. o) observações.

Art 11. O Livro de Protocolo de Autos e Documentos Recebidos será utilizado para o registro de toda a documentação que der entrada no cartório e conterá os seguintes dados:

1. a) número do protocolo;
2. b) data;
3. c) número do expediente (ofício, processo, etc.);
4. d) origem;
5. e) assunto;
6. f) observações.

Art. 12. O Livro de Registro de Saída de Expediente será utilizado para registro dos expedientes enviados pelo cartório eleitoral (ofícios, etc.), excluídas as cargas de autos e certidões de quitação eleitoral. Conterá os seguintes dados:

1. a) número de ordem;
2. b) data;
3. c) destino;
4. d) assunto;
5. e) observações.

Art. 13. O Livro de Registro de Candidatos será utilizado pelas zonas eleitorais designadas para registro de candidatos e conterá:

1. a) número e ano do processo;
2. b) data da autuação;
3. c) nome do candidato;
4. d) partido ou coligação (se coligação, indicar os partidos que a compõem);
5. e) número do candidato; 
6. f) cargo a concorrer; 
7. g) variações nominais; 
8. h) observações.

Art. 14. O Livro de Registro de Pesquisas Eleitorais será utilizado pelas zonas eleitorais designadas para o registro de candidatos e servirá para registrar, nas eleições municipais, as pesquisas de opinião pública relativas às eleições ou aos candidatos, contendo os seguintes campos:

1. a) número e ano do registro;
2. b) data do registro;
3. c) empresa ou entidade responsável pela pesquisa;
4. d) contratante;
5. e) período de realização.

Art. 15. O Livro de Registro de Comitê Financeiro e Prestação de Contas será utilizado pelas zonas eleitorais designadas para o registro de candidatos e servirá para o registro dos comitês financeiros e dos processos de prestação de contas dos comitês financeiros dos partidos políticos e dos candidatos às eleições municipais, contendo os seguintes campos:

1. a) número e ano do registro;
2. b) data do registro;
3. c) assunto;
4. d) nome do candidato ou comitê financeiro;
5. e) partido;
6. f) cargo;
7. g) observações. 

Art. 16. O Livro de Registro de Cartas Precatórias será utilizado para registrar as cartas precatórias ou de ordem recebidas para cumprimento nos limites da competência do Juízo e conterá os seguintes dados:

1. a) número de ordem;
2. b) data de recebimento;
3. c) Juízo de origem;
4. d) número e ano do processo;
5. e) nome das partes;
6. f) finalidade;
7. g) data do cumprimento;
8. h) data da devolução;
9. i) circunstância da devolução (cumprida ou não cumprida) e motivo;
10. j) observações.

Art. 17 O Livro de Registro de Feitos Criminais destina se à escrituração de todos os inquéritos policiais, termos circunstanciados e processos-crime eleitorais, incluindo-se o habeas corpus, e conterá os seguintes dados:

1. a) número de ordem e ano;
2. b) data do registro;
3. c) natureza do feito;
4. d) número do inquérito ou do termo circunstanciado registrado no departamento de polícia, se for o caso;
5. e) autor;
6. f) indiciado ou réu;
7. g) artigo da lei violado;
8. h) data do recebimento da denúncia, se for o caso;
9. i) observações (trânsito em julgado, data do arquivamento, remessa a outro local).

• 1º Recebida a denúncia, o processo-crime deverá permanecer com o número do inquérito policial, não se fazendo necessário novo registro, procedendo-se somente a alterações e anotações nos campos pertinentes do Livro de Registro de Feitos Criminais.

Art. 18 No Livro de Registro Geral de Feitos Cíveis e Administrativos serão registradas todas as representações e procedimentos administrativos (Representação de propaganda irregular, suspensão e restabelecimento de direitos políticos, cancelamento e restabelecimento de inscrições, duplicidades e pluralidades, sindicâncias, impugnações, mesários faltosos etc.) e conterá os seguintes dados:

1. a) número e ano do processo;
2. b) data do registro;
3. c) natureza do feito (Ex.: Propaganda Irregular, Suspensão de Direitos Políticos; Cancelamento de Inscrição; Restabelecimento de Direitos Políticos; Restabelecimento de Inscrição Cancelada; Investigação Judicial; Representação; Captação de Sufrágio etc);
4. d) nome das partes ou interessado;
5. f) data do arquivamento;
6. g) observações.

Art. 19 O Livro de Registro de Sentenças destina-se a registrar as sentenças prolatadas pelo Juiz Eleitoral, exceto as decisões relativas à suspensão ou restabelecimento de direitos políticos, e poderá ser formado mediante traslados, cópias reprográficas ou reproduzidas por computador, desde que assinadas pelo Juiz; quando a sentença for proferida em audiência e o seu registro se fizer mediante traslado, bastará que contenha síntese da parte dispositiva (decisão), anotando-se, porém, no corpo do registro, ou a sua margem, o nome do Livro de Termo de Audiências e o da respectiva folha em que registrado e conterá:

1. a) número da sentença;
2. b) número e ano do processo;
3. c) nome do autor;
4. d) nome do réu.

• 1º As sentenças deverão ser numeradas em série anual renovável.

Art. 20 O Livro de Suspensão Condicional do Processo será utilizado toda vez que o Juiz homologar a suspensão nos moldes do art. 89 da Lei 9.099/95, art. 366 do Código de Processo Penal e conterá:

1. a) número e ano do processo;
2. b) nome do autor;
3. c) nome do réu;
4. d) condições da suspensão;
5. e) data da concessão;
6. f) data do término;
7. g) observações.

Art. 21 O Livro de Termo de Audiências conterá cópias reprográficas ou reproduzidas por computador dos termos das audiências realizadas em qualquer tipo de feito registrado no cartório eleitoral. ;

Art. 22 O termo a que se refere o item precedente deverá conter o número e ano do processo, nomes das partes e a natureza do feito.

Art. 23 O Livro Tombo (controle patrimonial ou inventário) destina-se ao registro e controle dos bens e conterá:

1. a) data do recebimento;
2. b) descrição;
3. c) número do patrimônio;
4. d) data da baixa;
5. e) observações.

Art. 24 O Livro de Inspeções e Correições será utilizado para a transcrição dos relatórios de inspeções e termos de correições realizadas pelo Juiz Eleitoral ou pela Corregedoria Regional Eleitoral, podendo ser utilizada cópia reprográfica ou reproduzida por computador.

Seção III - CLASSIFICADORES

Art. 25 Os cartórios eleitorais possuirão os seguintes classificadores (pastas destinadas a arquivo de):

1. a) resoluções do Tribunal Superior Eleitoral e provimentos da Corregedoria-Geral da Justiça Eleitoral, com divisórias separando cada tipo de expediente;
2. b) resoluções, portarias, comunicados, provimentos, ofícios, circulares e demais expedientes normativos oriundos do Tribunal Regional Eleitoral do Maranhão, com divisórias separando cada tipo de expediente;
3. c) portarias, provimentos, ofícios-circulares e outros expedientes normativos oriundos da Corregedoria Regional Eleitoral do Maranhão, com divisórias separando cada tipo de expediente;
4. d) portarias e atos normativos do Juiz Eleitoral;
5. e) documentos recebidos (excetuados os normativos do TRE e CRE), arquivados em ordem cronológica;
6. f) ofícios expedidos, arquivados em ordem numérica;
7. g) editais;
8. h) prontuários dos servidores;
9. i) planilha para controle do processamento dos lotes de RAE e FASE, e
10. j) requerimentos e respectiva documentação comprobatória de deficiência que torne impossível ou demasiadamente oneroso o cumprimento das obrigações eleitorais relativas ao alistamento e ao exercício do voto, nos termos da Resolução TSE n° 21.920/2004.

• 1º No Prontuário dos Servidores, serão arquivados documentos da vida funcional de cada um dos servidores do cartório (ex.: férias concedidas, penalidades disciplinares aplicadas, licenças, freqüência, requerimentos de abono de faltas, requerimentos de dispensas de ponto, etc.).

Seção IV - DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 26 Na coluna "observações" dos livros obrigatórios deverão ser anotados o número da caixa e ano de arquivamento dos respectivos processos, bem como as circunstâncias de devolução de precatórias ou de entrega ou remessa de autos que não importem em devolução.

Art. 27 O chefe de cartório eleitoral comunicará, mensalmente, à Corregedoria Regional Eleitoral, por meio de sistema informatizado (e-mail), relatório mensal de atividades eleitorais contendo relação dos feitos em andamento (autuados, registrados, conclusos, sobrestados, aguardando prazo, etc.) e arquivados no respectivo mês.

• 1º Para fins deste item, consideram-se feitos todas as causas previstas nas leis processuais eleitorais.
• 2º A comunicação será feita até o dia 10 do mês seguinte.

Art. 28 O Cartório Eleitoral deverá manter outros livros e classificadores que julgar necessários à organização e controle dos trabalhos cartorários.

Art. 29 Revogam-se todas as disposições em contrário.

PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE E CUMPRA-SE

Gabinete da Corregedoria Regional Eleitoral do Maranhão, em São Luís,     05 de abril 2006.

Des. RAYMUNDO LICIANO DE CARVALHO

                Corregedor Regional Eleitoral